Một hóa đơn điện tử chỉ được công nhận là hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn theo quy định của pháp luật. Nhằm hỗ trợ tốt nhất cho các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trong bài viết này sẽ liệt kê chi tiết 05 nguyên tắc lập hóa đơn điện tử hay còn gọi là hóa đơn online mà các doanh nghiệp cần phải nắm rõ.
Về nội dung trên hóa đơn điện tử
Một hóa đơn chỉ được công nhận là hợp pháp, hợp lệ khi đảm bảo đáp ứng đầy đủ các nội dung sau:
-Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
– Tổng số tiền thanh toán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
– Thời điểm lập hóa đơn;
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế;
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Về thời điểm lập hóa đơn điện tử
Khi sử dụng hóa đơn điện tử các doanh nghiệp cần phải lưu ý về thời điểm lập hóa đơn điện tử, tránh tình trạng lập sai thời điểm.
Với trường hợp bán hàng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn việc việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng; Với trường hợp cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
Như vậy, mọi trường hợp xuất lùi ngày hóa đơn hay giữ số hóa đơn đều là những hành vi trái pháp luật và đều sẽ bị xử lý nghiêm minh theo quy định của pháp luật hiện hành.
Về định dạng hóa đơn
Định dạng hóa đơn điện tử cũng là một trong những nội dung quan trọng mà các doanh nghiệp không được lơ là. Về định dạng hóa đơn điện tử thì sẽ theo định dạng chuẩn dữ liệu như quy định của Bộ Tài chính.
Về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Phải nhận được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế…
Có Phải Nộp Tờ Khai Thuế Khi Không Phát Sinh Thuế TNCN?
Không Lập Kèm Bảng Kê Theo Hóa Đơn Điện Tử Có Bị Xử Phạt?
Bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin
Đây là nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp phải nắm rõ để có thể triển khai thực hiện đúng, đủ để hóa đơn điện tử đó được công nhận.
Ngoài những nội dung này, các doanh nghiệp cũng cần phải nắm được một số các trường hợp đặc biệt để có thể triển khai sử dụng hóa đơn được linh hoạt, tốt nhất.
Trên đây là 5 nguyên tắc lập hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp cần nắm được. Hiện tại, theo quy định tại Thông tư 68/2019, thời điểm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử là kể từ ngày 01/11/2020. Như vậy, thời gian còn lại không còn nhiều, đây cũng là khoảng thời gian ít ỏi còn lại để các doanh nghiệp có thể nắm được các quy định về sử dụng hóa đơn điện tử, đảm bảo cho công tác sử dụng hóa đơn tại doanh nghiệp mình.